روش تشکیل ثبتی  

 

 

اغلب ديده شده در اثر کثرت کار و حجم زياد پرونده های ثبتی و بعضا بی دقتی متصديان مربوطه در قسمت بايگانی پرونده های ثبتی مفقود می شوند چون تشکيل پرونده ثبتی المثنی مستلزم انجام تشريفات قانونی نسبتا طولانی می باشد و اين امر موجب بروز نارضايتی مراجعين و تاخير کار آنها می گردد لذا تاکيد می نمايد همکاران ثبتی به ويژه متصديان بايگانی نهايت سعی و دقت خود را در حفظ و حراست از پرونده ها بنمايند و آنها را هنگام مطالبه ساير کارمندان در قبال اخذ رسيد روی کارتی که معمولا داخل هر پرونده ثبتی موجود است تحويل داده و تاريخ تحويل و مشخصات کارمند را روی کارت قيد نمايند و در صورتيکه بنظر رسيد پرونده ای مفقود شده بدوا کليه کمدهای بايگانی را کارتن گردشی نموده تا درصورتيکه پرونده اشتباها ضبط شده باشد در رديف خود قرار دهند . مع الوصف چنانچه ضمن رعايت تمهيدات ذکر شده پرونده ای مفقود گردد و عليرغم جستجوی زياد پيدا نشود بدين شرح بايستی مبادرت به تشکيل پرونده المثنی نمود .
توضيح : روش زير مربوط به پرونده های ثبتی املاکی است که دارای اظهارنامه هستند و تحديد حدود آنها بعمل آمده اعم از اينکه ثبت دفتر املاک شده و دارای سند مالکيت باشند يا نباشند .

  • مسئول بايگانی مراتب فقدان پرونده ثبتی را طی نامه ای به رئيس اداره گزارش و در آن مشخصات کارمندی را که پرونده در اختيار يا تحويل و يا تحت تصدی او بوده قيد و معرفی می نمايد رئيس اداره دستور می دهد که گزارش در دفتر انديکاتور ثبت و کارمند متخلف که موجب فقدان پرونده گرديده به دادسرای عمومی محل جهت تعقيب معرفی شود . ( بند 332 و 333 مجموعه بخشنامه های ثبتی ) .
  • مسئول بايگانی گزارش لازم مبنی بر فقدان پرونده و معرفی کارمند متخلف را به دادسرای عمومی محل تهيه سپس رئيس اداره آن را امضاء و پس از درج شماره در دفتر انديکاتور به دادسرای عمومی محل ارسال می شود .
  • بعد از اين مرحله مسئول اداره دستور انجام تشريفات لازم برای تشکيل پرونده المثنی را خطاب به بايگانی صادرمی نمايد .
  • مسئول بايگانی در اجرای دستور صادره ضمن اعلام مراتب فقدان پرونده به دفاتر اسناد رسمی تابعه از آنها می خواهد چنانچه هرگونه معامله ای نسبت به ملکی که پرونده آن مفقود شده در آن دفترخانه صورت گرفته رونوشت اداری از سند و فتوکپی مصدق خلاصه معامله آن را همراه با ساير مدارک موجود ظرف مدت 15 روز به ثبت محل ارسال دارند و تاکيد می نمايد در صورت عدم پاسخ لازم يا ارسال مدارک درخواستی ظرف مهلت مقرر مسئوليت ناشی از اقدامات بعدی در صورت بروز اشکال متوجه دفترخانه خواهدبود و نيز با بررسی سوابق آگهی های نوبتی و تحديدی و ملاحظه ته سوش قبوض اعتراض و مراجعه به دفتر بازداشتی اطلاعات لازم را درخصوص چگونگی وضعيت ملک مربوطه کسب می نمايد . سپس مراتب انجام شده را طی گزارشی به استحضار رئيس اداره می رساند .
  • مسئول اداره پس از بررسی اقدامات انجام شده درصورتيکه نقصی را ملاحظه ننمايد دستور انتشار آگهی فقدان پرونده را صادر می کند .
  • مسئول بايگانی آگهی فقدان پرونده را که مشخصات پرونده و ملک و مالک در آن تصريح می شود تهيه و به امضای رئيس اداره می رساند .
  • آگهی پس از درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور برای چاپ در يکی از روزنامه های محلی يا کثيرالانتشار تعيين شده به اداره ارشاد اسلامی محل فرستاده می شود .
  • پس از ارسال آگهی به روزنامه مسئول بايگانی حسب دستور رئيس اداره گزارش جامعی از چگونگی فقدان پرونده و نحوه اقدامات انجام شده و وضعيت ملک را عنوان ثبت منطقه تهيه می نمايد در اين گزارش که بايد فاقد هرگونه ابهام باشد مشروح اقداماتی که انجام شده بايستی مرقوم گردد .
  • گزارش پس از امضاء رئيس اداره و درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور به ثبت منطقه ارسال و سوابق تا وصول دستور ثبت منطقه به بايگانی ارسال و نگهداری می شود .
  • پس از دريافت دستور ثبت منطقه مبنی بر جواز و چگونگی تشکيل پرونده المثنی و ثبت آن در دفتر انديکاتور مسئول بايگانی با توجه به دستور واصله و سوابق تنظيمی پرونده المثنی را تشکيل و ضمن اخبار موضوع فقدان پرونده اصلی و تشکيل پرونده ثبتی المثنی با خط قرمز در دفتر توزيع اظهارنامه پرونده را در رديف خود ضبط می نمايد .

بديهی است چنانچه بعد از تشکيل پرونده المثنی پرونده اصلی پيدا شود سوابق المثنی با قيد موضوع ضميمه پرونده اصلی می گردد .