Enter Title  

 

هرگاه بعد از قبول درخواست ثبت ملک به نام فرد معينی ، ديگری ادعا نمايد که اداره ثبت در پذيرفتن تقاضا اشتباه نموده و متقاضی ثبت متصرف مورد تقاضا نبوده و مدعی تصرف حين تقاضا شود بشرح زير نسبت به موضوع رسيدگی و مراتب جهت تعيين تکليف به ثبت منطقه گزارش می شود تا در هيات نظارت مطرح گردد ( موضوع بند 2 از ماده 3 آئيننامه اجرائی رسيدگی اسناد مالکيت معارض و هيات نظارت و شورای عالی ثبت ) .

بديهی است رسيدگی هيات نظارت در اين مورد تا وقتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسيده باشد ( موضوع تبصره 3 بند 8 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت ) . روش عملی رسيدگی به ادعای معترض بشرح زير است :

  • مدعی بايد تقاضای خود را همراه با مدارک و مستندات مربوطه به ثبت محل تسليم دارد .
  • رئيس اداره بعد از ملاحظه مدارک ابرازی دستور ثبت تقاضا را در دفتر انديکاتور داده و آن را جهت رسيدگی به يکی از نمايندگان ارجاع می نمايد .
  • تقاضا بعد از ثبت در دفتر انديکاتور جهت ضميمه نمودن پرونده به بايگانی ارسال می شود .
  • در بايگانی پرونده از رديف مربوطه خارج و به ضميمه تقاضا و مدارک ابرازی مدعی جهت رسيدگی نزد نماينده اقدام ارسال می گردد .
  • نماينده پرونده را بررسی و با توجه به محتويات آن و مدارک و مستندات مدعی مراتب را به ثبت منطقه گزارش می نمايد در اين گزارش که بايد مشروح جريان پرونده و نيز چگونگی ادعای معترض و مستندات آن به صراحت نوشته شود نماينده بايستی نظريه ثبت محل را درخصوص اينکه ادعا موجه است يا خير صريحا مرقوم دارد .
  • رئيس ثبت گزارش را ملاحظه درصورتيکه آن را جامع تشخيص دهد امضاء می نمايد .
  • گزارش پس از درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور همراه با تصوير مستندات و مدارک مدعی به ثبت منطقه فرستاده می شود .
  • سپس پرونده تا وصول پاسخ از ثبت منطقه جهت ضبط در رديف مربوطه به بايگانی برگشت می گردد ثبت منطقه درصورتيکه با توجه به گزارش تحقيق محلی را ضروری تشخيص دهد مراتب را به ثبت محل اعلام می دارد .
  • پس از وصول پاسخ ثبت منطقه رئيس ثبت ضمن دستور ثبت در دفتر انديکاتور آن را به نماينده مربوطه جهت اقدام بعدی ارجاع می نمايد و عنداللزوم نقشه برداری را هم برای همکاری با نماينده تعيين می کند .
  • متصدی امور دفتری پاسخ ثبت منطقه را در دفتر انديکاتور ثبت نموده و برای ضميمه نمودن پرونده به بايگانی می فرستد . در بايگانی پرونده از رديف خود خارج و همراه با نامه ثبت منطقه جهت اقدام نزد نماينده ارسال می شود .
  • نماينده در اجرای دستور ثبت منطقه ضمن تعيين وقت مناسب مراتب را به طرفين اخطار می نمايد تا جهت معاينه و تحقيقات محلی در تاريخ تعيين شده در ثبت محل حضور يابند و خاطرنشان می سازد اولا عدم حضور مانع رسيدگی نخواهدبود . ثانيا طرفين می توانند تا قبل از وقت رسيدگی به اداره ثبت مراجعه و مدارک ابرازی طرف ديگر را ملاحظه و از مفاد آن اطلاع حاصل نمايند .
  • اخطارها بعد از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور جهت ابلاغ به طرفين به مامور ابلاغ تسليم و پرونده را جهت ضبط تا روز معاينه محل به بايگانی برگشت می دهد .
  • مامور ابلاغ آنها را در اسرع وقت به طرفين دعوی ابلاغ و نسخ ديدار شده را با قيد تاريخ ابلاغ و گواهی طی گزارشی به نظر رئيس اداره می رساند .
  • رئيس ثبت بعد از ملاحظه اخطارهای ابلاغ شده در صورت حصول اطمينان از صحت ابلاغ دستور ضبط آن را در پرونده می دهد .
  • با مراجعه مدعی يا طرف مقابل در روز تعيين شده نماينده و عنداللزوم نقشه بردار به محل وقوع ملک عزيمت می نمايند .
  • ضمنا چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کيلومتر بوده و فوق العاده ماموريت و هزينه سفر به نماينده و نقشه بردار تعلق گيرد متقاضی بايد آن را به طريقی که شرح آن قبلا گفته شد در حساب سپرده ثبت واريز نمايد .
  • پس از حضور در محل وقوع ملک نماينده با معاينه محل تحقيقات جامعی را پيرامون اينکه ملک مورد ادعا حين تقاضای ثبت در تصرف چه کسی بوده و در حال رسيدگی در تصرف کيست انجام و مراتب را به امضاء طرفين و شهود و گواهان و مجاورين و افراد ذينفع می رساند و نقشه بردار نيز عنداللزوم نقشه ملک را ترسيم می نمايد .
  • سپس نماينده و نقشه بردار صورتجلسه را امضاء و مراتب را طی گزارشی به نظر رئيس اداره می رسانند . رئيس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماينده و بررسی صورتجلسه تنظيمی و تطبيق آن با مندرجات پرونده در صورتيکه آن را جامع تشخيص داده دستور می دهد تا نماينده مراتب را به ثبت منطقه گزارش نمايد .
  • در اين گزارش که در پاسخ نامه ثبت منطقه تهيه می شود نماينده بايستی جريان کامل ملک و چگونگی ادعای معترض و نحوه اقدامات انجام شده و اجرای موارد مندرج در بند 2 ماده 3 آئيننامه اجرائی رسيدگی اسناد مالکيت معارض را به صراحت مرقوم و نظر نهائی ثبت محل را درخصوص موضوع اظهار نمايد .
  • مسئول اداره گزارش را مطالعه درصورتيکه اشکالی بر آن متصور نباشد امضاء و دستور پرداخت فوق العاده نماينده و نقشه بردار را به حسابداری می دهد .
  • متصدی دفتر انديکاتور پس از درج شماره گزارش را به ثبت منطقه ارسال می دارد و پرونده را تا وصول رای هيات نظارت جهت ضبط به بايگانی می فرستد .